“Maar een club als de mijne, kan nooit verdwijnen, want een vereniging als deze, wordt gedragen in de harten van velen”

Aanleiding

De voetbalvereniging DCV heeft, net als vele andere sportverenigingen, een tekort aan enthousiaste, gemotiveerde en deskundige vrijwilligers. De huidige tendens is, dat door een gebrek aan nieuwe vrijwilligers, de openstaande vacatures worden ingevuld door de reeds actieve vrijwilligers. Deze zijn hierdoor vaak belast met meerdere taken. Door dit tekort aan vrijwilligers kan de vereniging steeds minder goed functioneren en is het van levensbelang voor v.v. DCV om aandacht te besteden aan het vrijwilligerswerk binnen de vereniging.

Zoals gezegd is voldoende inzet van vrijwilligers erg belangrijk voor de continuïteit van de vereniging. De inzet blijft om onze vereniging zoveel mogelijk voor iedereen bereikbaar te houden. Door enerzijds de groei van de vereniging, de behoefte aan activiteiten en het stijgende ambitieniveau, zijn er steeds meer vrijwilligers nodig. Anderzijds is er de individualisering van de maatschappij en het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben, waardoor structurele inzet van vrijwilligers steeds moeilijker wordt.

Het voortbestaan van een amateurvereniging valt of staat bij de inzet van zijn vrijwilligers. Sommigen zie je op of langs het veld, of achter de bar in de kantine. Veel andere vrijwilligers zijn een stuk minder zichtbaar. De bestuurders, de verschillende commissies, de wedstrijdsecretarissen. Zij vervullen dagelijks een belangrijke rol in het mogelijk maken van het amateurvoetbal bij onze vereniging.

Ook DCV is volledig afhankelijk van al deze vrijwilligers. Zowel voor als achter de schermen zorgen al deze vrijwilligers ervoor dat de vereniging draait en blijft draaien.

De dame of heer die je zo vriendelijk op zaterdagmorgen je koffie aangeeft of in de keuken die lekkere warme tosti klaarmaakt. De coördinator waar je altijd terecht kan met je vragen. Die materiaalman die er altijd voor zorgt dat de teams hun spullen hebben om te kunnen trainen. De trainers, spelbegeleiders, scheidsrechters, assistent-scheidsrechters die ervoor zorgen dat een wedstrijd zo soepel mogelijk verloopt. Maar ook achter de schermen zijn het bestuur, de verschillende commissies en de technische staf allemaal mensen die vrijwillig, veelal naast hun normale baan, actief zijn voor de vereniging.

Om het tekort aan vrijwilligers op te lossen is dit vrijwilligersbeleidsplan opgesteld. Hierbij zijn er duidelijke afspraken en regels vastgelegd hoe v.v. DCV om wil gaan met vrijwilligers. Het biedt zowel de vrijwilligers als de vereniging structuur en houvast. Hierbij is de belangrijkste aanvulling dat we onze leden gaan verplichten om vrijwilligerswerk te doen of de mogelijkheid geven om dit af te kopen. We willen hiermee bereiken dat we het structurele tekort van vrijwilligers binnen onze voetbalvereniging op gaan lossen en hiermee de continuïteit van onze vereniging te waarborgen.

De vrijwilligers zijn tenslotte de belangrijkste mensen binnen de vereniging, want er is geen vereniging zonder vrijwilligers.

Onder het motto “Maar een club als de mijne, kan nooit verdwijnen, want een vereniging als deze, wordt gedragen in de harten van velen” gaat v.v. DCV het tekort aan vrijwilligers te lijf.

Doelstelling

Het vrijwilligersbeleidsplan beoogt het waarborgen van een optimale bezetting van de verschillende functies binnen onze vereniging. Vrijwilligers nemen binnen v.v. DCV een belangrijke plaats in, want zonder vrijwilligers zou de vereniging niet kunnen bestaan. Ze zijn de steunpilaren onder onze mooie voetbalvereniging. Onder een vrijwilliger verstaat v.v. DCV iemand die binnen haar organisatie, anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst, onbetaald werk doet.

Het doel van dit beleidsplan is om de betrokkenheid van onze leden te vergroten en de continuïteit van onze club te waarborgen door een structurele bijdrage van vrijwilligerswerk of een financiële bijdrage te vragen.

Het vrijwilligersbeleid moet een uitgangspunt zijn van de algemene doelstellingen van v.v. DCV, die door het bestuur zijn opgesteld. Hiertoe moet een duidelijk vrijwilligersbeleidsplan worden gedefinieerd, waarin de huidige gang van zaken grondig wordt doorgelicht. Dit houdt in het benoemen van alle vrijwilligersfuncties, die er binnen v.v. DCV zijn, wie deze uitvoeren en waar de huidige knelpunten zitten. Daarna moeten er duidelijke en haalbare doelstellingen worden geformuleerd. Tevens moet de praktische haalbaarheid van dit beleidsplan in ogenschouw worden genomen.

Doelstellingen

- Vanaf seizoen 2025/2026 is 50% van de actieve leden betrokken bij het vrijwilligerswerk binnen de vereniging en is het clubgevoel versterkt;

- Vanaf seizoen 2025/2026 zijn alle functies ingevuld en is er geen tekort meer aan enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers.

Uitgangspunten

De uitgangspunten van dit vrijwilligersbeleidsplan zijn eenduidig:

- Je mag lid worden van v.v. DCV;

- Je hebt recht op het spelen van wedstrijden;

- Je hebt de plicht om bij te dragen in de organisatie van v.v. DCV.

Dit vrijwilligersbeleidsplan maakt onderscheidt tussen functies en taken:

- Een functie wordt gekenmerkt door het feit dat hiervoor een inspanningsverplichting geldt en geen urenverplichting. Voorbeelden zijn bestuurlijke en coördinerende functies, scheidsrechter, trainer, etc. Alle functies zijn overzichtelijk weergegeven in het vrijwilligersoverzicht, welke op de website komt te staan en als bijlage A in dit plan

- Een taak is een rol die roulerend door verschillende leden wordt ingevuld. Voorbeelden zijn commissiekamer, bardienst, toernooicommissie, schoonmaak, werkploeg, etc.

Uitgangspunt van het vrijwilligersbeleidsplan is dat ieder actief lid, dan wel de ouder(s)/verzorger(s) van de jeugdleden (mini’s t/m O14) verplicht aantal uur vrijwilligerswerk vervult in een vrijwilligersfunctie of –taak per seizoen. Het aantal uur wordt elk seizoen bepaald op basis van het aantal actieve leden en het totaal aantal uur vrijwilligerswerk.

Jeugdleden vanaf 14 jaar kunnen (i.p.v. de ouder(s)/verzorger(s)) een functie of taak verrichten, met uitzondering van een bardienst, waarbij een minimumleeftijd van 18 jaar geldt, omdat er alcoholische consumpties worden geschonken. Wanneer het jeugdlid (<18 jaar) zijn functie/taak niet vervult, zijn de ouder(s)/verzorger(s) verplicht die te vervullen in zijn/haar plaats. De prikkel die aan deze verplichting wordt verbonden is een afkoopregeling van € 150,- boven op de contributie aan het eind van het seizoen.

Deze bijdrage geldt per voetbalseizoen voor elk actief lid die zijn/haar taak- of functie plicht wil afkopen. Voor niet-actieve en rustende leden is de bijdrage niet van toepassing. Voor gezinnen (één adres) met meerdere actieve leden en waar de ouder(s) of verzorger(s) het vrijwilligerswerk oppakken geld dat het 2e lid voor 50% van het aantal uren vrijwilligerswerk of afkoopbijdrage moet voldoen. Voor het 3 e lid of meerdere geld dan geen uren vrijwilligerswerk of afkoopbijdrage.

Voor zowel de functies als de taken wordt aan het begin van het seizoen een jaarrooster door de Commissie Vrijwilligerszaken opgesteld. Ieder lid wordt de mogelijkheid geboden zich, aan het begin van ieder seizoen, in te schrijven voor een functie of een taak op een dag en tijdstip dat het schikt. Tevens is er de mogelijkheid aan te geven dat de taak of functie wordt afgekocht. Indien het lid van deze voorinschrijving geen gebruik maakt, neemt het bestuur aan dat het lid zijn/haar vrijwilligersbijdrage afkoopt.

Uitvoering

Er zijn richtlijnen opgesteld om tot een goede uitvoering van het vrijwilligersbeleidsplan te komen. De richtlijnen worden na elk seizoen geëvalueerd en getoetst op de praktische haalbaarheid en doelmatigheid. Indien nodig zullen de richtlijnen worden aangepast. Elk nieuw lid zal bij inschrijving worden gewezen op de uitgangspunten en richtlijnen van het vrijwilligersbeleidsplan.

1. Ieder actief lid van vereniging v.v. DCV vervult een vrijwilligersfunctie of –taak. Elke taak heeft een bepaalde urenlast en het bestuur van v.v. DCV verwacht een minimale inspanning van een aantal uur per seizoen van elk lid. Dit wordt voorafgaand van het seizoen bekend gemaakt. Dit is afhankelijk van het aantal actieve leden en het aantal uur vrijwilligerswerk per seizoen. Een overzicht van functies en taken is gegeven in bijlage A. Deze informatie is ook te vinden op www.dcvkrimpen.nl

2. Aanmeldprocedure? -> nader te bepalen

3. Het lid dat heeft aangegeven een functie of taak te vervullen, maar gedurende het seizoen de gemaakte afspraken niet nakomt, zal aan het einde van het seizoen alsnog de vrijwilligersbijdrage van € 150,- moeten betalen;

4. Bij leden, die geen aanmeldformulier invullen of op andere wijze geen gehoor geven, wordt aangenomen dat de vrijwilligersbijdrage van € 150,- wordt afgekocht.

5. Voorafgaand elk seizoen krijgen de leden de vraag op welke manier ze het vrijwilligerswerk willen invullen of dat ze het voor het komend seizoen willen afkopen.

6. Leden die om medische of andere zwaarwegende redenen geen vrijwilligerswerk kunnen verrichten, kunnen een verzoek tot vrijstelling indienen bij het bestuur.

7. Indien de betalingsafspraak door een actief lid niet wordt nagekomen, is het bestuur gerechtigd de spelerspas van het betreffende lid in te nemen;

8. Bij het vragen van overschrijving naar een andere vereniging vormt een niet betaalde vrijwilligersbijdrage een reden om bezwaar tegen de overschrijving te maken;

9. De inkomsten uit de afkoopregeling worden los van de reguliere contributie geïnd. Over de inkomsten en besteding van de bijdragen zal het bestuur jaarlijks verantwoording afleggen in de Algemene Ledenvergadering en kascommissie;

10. De inkomsten uit de afkoopregeling komen ten goede aan de vereniging. Deze worden gebruikt voor het dekken van de kosten die de vereniging moet maken om de noodzakelijke werkzaamheden te verrichten. Tevens kan het gebruikt worden voor om vrijwilligers op te leiden middels cursus of training;

11. Het bestuur is te allen tijde gerechtigd het vrijwilligersplan bij te stellen of aan te passen. De algemene ledenvergadering dient grote veranderingen (budget etc) goed te keuren;

Vrijwilligerswerk

1. Is een vrijwilligersdienst ingepland, dan kan men dit niet zonder geldige reden afzeggen laat staan zonder bericht niet aanwezig zijn. Het is mogelijk om vervanging te regelen d.m.v. het ruilen van dienst met een ander Lid. Dit moet bij de Commissie Vrijwilligers Zaken worden gemeld;

2. Bij het niet op komen dagen voor de ingeroosterde taak zal het lid alsnog moeten voldoen aan de vrijwilligersbijdrage van € 150,-.

3. Het innen van de vrijwilligers bijdrage geschiedt aan het eind van het seizoen;

4. Indien een vrijwilliger door een onverwachte gebeurtenis wordt verhinderd, dan dient hij/zij contact op te nemen met de Commissie Vrijwilligers Zaken. Op een ander, nader te bespreken, dag en/of tijdstip kan de dienst dan worden ingehaald;

5. De Commissie Vrijwilligers Zaken dient ervoor te zorgen dat bij afgelastingen of speelvrije dagen de ingeroosterde leden op tijd worden afgemeld.

6. Vervallen diensten worden niet verplicht om in te halen;

Verantwoordelijkheid Vrijwilligersbeleid

Om te komen tot een goed functionerend vrijwilligersbeleid is het noodzakelijk toezicht en controle te houden op de invulling van het vrijwilligersbeleidsplan. Daarom is er besloten een Commissie Vrijwilligers Zaken op te richten, die wordt geleid en voorgezeten door de vrijwilligerscoördinator. De voornaamste taak van deze commissie is, naast het ontwikkelen van het vrijwilligersbeleidsplan, het uitvoeren, administreren, coördineren en handhaven van het uiteengezette vrijwilligersbeleid. Tevens heeft deze commissie de verantwoordelijkheid om het vrijwilligersbeleidsplan te evalueren en zo nodig bij te stellen aan de huidige behoeften. De commissie vrijwilligerszaken valt onder het bestuur.